Um Verteiler mit automatisch zugewiesenen Mitgliedern zu erstellen, muss eine M365 Gruppe erstellt werden. Hierbei sind folgende Dinge zu beachten:
Gruppe erstellen
Die Gruppe kann im Azure Portal unter portal.azure.com erstellt werden. Für das automatische Hinzufügen müssen dynamic queries eingestellt werden (siehe unterer Abschnitt). Da die weitere Konfiguration der Gruppe erst nach Erstellen der Gruppe durchgeführt werden kann, ist es ratsam, zu Beginn ausschließlich sich selbst der Gruppe hinzuzufügen. Dadurch werden die vorgesehenen späteren Mitglieder der Gruppe nicht durch Systemnachrichten irritiert. Auch hierfür muss ein dynamic query eingestellt werden. Nach erfolgreicher Konfiguration der Gruppe, können die dynamic queries so angepasst werden, dass alle vorgesehenen Personen zur Gruppe hinzugefügt werden.
Azure Active Directory -> Groups -> New group -> Group type: Microsoft 365 -> Group name, email und description ausfüllen -> Membership type: Dynamic User -> Owners: sich selbst auswählen -> Add dynamic query: sich selbst einstellen (siehe unterer Abschnitt) -> Create
Willkommensbenachrichtungen deaktivieren
Die Willkommensnachrichten für neue Mitglieder muss über die Exchange PowerShell dekativiert werden:
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName marco@enpulse.io
Set-UnifiedGroup -Identity GRUPPENNAME -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$false
Der Gruppenname muss, wenn er Abstände oder Sonderzeichen beinhaltet, in Anführungszeichen geschrieben werden
E-Mail-Einstellungen konfigurieren
An die Gruppe gesendete E-Mails sollten in den Postfächern der Mitglieder landen, statt im Gruppenpostfach. Das Gruppenpostfach sollte dekativiert werden. Dies kann im Microsoft Admin Panel gemacht werden unter admin.microsoft.com
Teams and Groups -> Active Teams and Groups -> Gruppe suchen und auswählen -> Settings -> "Send copies of team emails and events to team members' inboxes" und "Don't show team email address in Outlook" aktivieren
Dynamic Queries einstellen
Die Mitglieder automatisch der Gruppe hinzuzufügen (auch neu erstellte Nutzer:innen), müssen dynamic queries eingestellt werden. Zu Beginn ist es ratsam, ausschließlich sich selbst der Gruppe hinzuzufügen. Dynamic queries können im Azure Portal unter portal.azure.com erstellt werden.
Azure Active Directory -> Groups -> Gruppe suchen und auswählen -> Dynamic membership rules
Hier können mehrere Bedingungen mit UND oder ODER Verknüpfungen eingefügt werden. Hierbei kann eine Property definiert werden, die nach der die Mitglieder bestimmt werden. Im folgenden sind einige Beispielkonfigurationen aufgeführt:
Ausschließlich sich selbst hinzufügen
Property: mail
Operator: Equals
Value: Eigene E-Mail-Adresse
Alle Personen eines Unternehmens hinzufügen
Property: mail
Operator: Contains
Value: Teil hinter @ der Unternehmens-E-Mail-Adressen (bspw. digipark.de)
Alle Gastaccounts hinzufügen
Property: userType
Operator: Equals
Value: Guest