Verteiler

Um Verteiler mit automatisch zugewiesenen Mitgliedern zu erstellen, muss eine M365 Gruppe erstellt werden. Hierbei sind folgende Dinge zu beachten:

Gruppe erstellen

Die Gruppe kann im Azure Portal unter portal.azure.com erstellt werden. Für das automatische Hinzufügen müssen dynamic queries eingestellt werden (siehe unterer Abschnitt). Da die weitere Konfiguration der Gruppe erst nach Erstellen der Gruppe durchgeführt werden kann, ist es ratsam, zu Beginn ausschließlich sich selbst der Gruppe hinzuzufügen. Dadurch werden die vorgesehenen späteren Mitglieder der Gruppe nicht durch Systemnachrichten irritiert. Auch hierfür muss ein dynamic query eingestellt werden. Nach erfolgreicher Konfiguration der Gruppe, können die dynamic queries so angepasst werden, dass alle vorgesehenen Personen zur Gruppe hinzugefügt werden.

Azure Active Directory -> Groups -> New group -> Group type: Microsoft 365 -> Group name, email und description ausfüllen -> Membership type: Dynamic User -> Owners: sich selbst auswählen -> Add dynamic query: sich selbst einstellen (siehe unterer Abschnitt) -> Create

Gruppe konfigurieren

Für die einfache Nutzung des Verteilers müssen noch einige Konfigurationen durchgeführt werden.

Willkommensnachricht und Gruppenpostfach deaktivieren

Da der Verteiler als M365 Gruppe erstellt wurde, erhalten alle neuen Mitglieder standardmäßig eine Willkommensnachricht. Darüber hinaus wird automatisch ein Gruppenpostfach erstellt. Beides lässt sich über die Exchange PowerShell deaktivieren. Hierfür muss unter Windows eine PowerShell als Administrator:in geöffnet und folgende Befehle ausgeführt werden. Sollte das Exchange PowerShell Modul bereits installiert sein, kann Schritt 1 übersprungen und die PowerShell ohne Administrator:innenrechte geöffnet werden.

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName E-MAIL-ADRESSE

Set-UnifiedGroup -Identity GRUPPENNAME -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$false -HiddenFromExchangeClientsEnabled

Die E-Mail-Adresse und der Gruppenname müssen, wenn Abstände oder Sonderzeichen beinhaltet sind, in Anführungszeichen geschrieben werden.

E-Mails an private Postfächer zustellen

An die Gruppe gesendete E-Mails landen standardmäßig im Gruppenpostfach. Um die E-Mails stattdessen an die privaten Postfächer der Mitglieder zu schicken, muss folgende Einstellung im Microsoft Admin Panel unter admin.microsoft.com durchgeführt werden.

Teams and Groups -> Active Teams and Groups -> Gruppe suchen und auswählen -> Settings -> "Send copies of team emails and events to team members' inboxes" aktivieren

Wenn auch Personen außerhalb von Enpulse E-Mails an den Verteiler schicken können sollen, muss außerdem die Option "Let people outside the organization email this team" aktiviert werden.

Dynamic Queries einstellen

Die Mitglieder automatisch der Gruppe hinzuzufügen (auch neu erstellte Nutzer:innen), müssen dynamic queries eingestellt werden. Zu Beginn ist es ratsam, ausschließlich sich selbst der Gruppe hinzuzufügen. Dynamic queries können im Azure Portal unter portal.azure.com erstellt werden.

Azure Active Directory -> Groups -> Gruppe suchen und auswählen -> Dynamic membership rules

Hier können mehrere Bedingungen mit UND oder ODER Verknüpfungen eingefügt werden. Hierbei kann eine Property definiert werden, die nach der die Mitglieder bestimmt werden. Im folgenden sind einige Beispielkonfigurationen aufgeführt:

Ausschließlich sich selbst hinzufügen

Property: mail

Operator: Equals

Value: Eigene E-Mail-Adresse

Alle Personen eines Unternehmens hinzufügen

Property: mail

Operator: Contains

Value: Teil hinter @ der Unternehmens-E-Mail-Adressen (bspw. digipark.de)

Alle Gastaccounts hinzufügen

Property: userType

Operator: Equals

Value: Guest